Brakujący element zarządzania zmianą - ocena złożoności zmiany

Bob McGannon, PMP

Skuteczne zarządzanie projektami obejmuje pełne wykorzystanie procesu zarządzania zmianami. Zdaje sobie z tego sprawę większość kierowników projektu, niezależnie od tego, jakim poziomem dojrzałości w zarządzaniu projektami charakteryzuje się ich środowisko pracy. Mimo tej świadomości w większości stosowanych procesów zarządzania zmianami brakuje kluczowego elementu wymaganego za zarządzania zmianami: oceny, w jakim stopniu zmiana wpłynie na profil złożoności projektu i jego produktów cząstkowych.

Złożoność pojawia się w projektach na wiele sposobów. Często stanowi jedną z cech pierwotnego zakresu przedsięwzięcia. Uważa się ją za element projektu i miejmy nadzieję uwzględnia w procesie oceny ryzyka. Jednakże w wielu wypadkach zmiany zakresu i kierunku projektu, które zmieniają profil złożoności projektu, nie są odpowiednio przewidziane lub zarządzane. Nie chodzi tu nawet o to, że nie wprowadza się ich poprzez formalny proces zarządzania zmianami, bowiem w większości wypadków odbywa się to właśnie w ten sposób. Jednakże wpływ zmiany na złożoność projektu nie zawsze należy do kryteriów analizowanych w ramach procesu zatwierdzania zmiany. Dlatego zespół projektu musi radzić sobie ze znacznym wzrostem zakresu w kategoriach nakładu pracy, który na ogół nie zostaje objęty odpowiednią oceną i oszacowaniem w ramach procesu zarządzania zmianami. Poniżej omawiamy elementy złożoności oraz mierniki, które powinno się brać pod uwagę w procesie zarządzania zmianami. Na koniec tego omówienia przedstawimy punktową skalę oceny ogólnej złożoności, jako przykład metody uwzględnienia czynnika złożoności w procesie oceny zmian.

Zmiany technologiczne

Zmiana projektu opierająca się na zmianie technologicznej powoduje wzrost czynników złożoności, nawet w sytuacji, kiedy ogólnie rzecz biorąc technologia wprowadzana w wyniku zmiany jest prostsza. Użycie nowej technologii w danym środowisku i przy określonym personelu wspomagającym może stać się źródłem niezliczonych problemów. Jeśli do tego dodać krzywą uczenia się personelu wspomagającego oraz konieczność jego przeszkolenia i zdobycia odpowiedniej liczby doświadczeń zanim będzie on w stanie skutecznie wspomagać użycie platformy wykorzystywanej w danym środowisku technologicznym, nasz projekt może stać się znacznie bardziej skomplikowany aniżeli pierwotnie oczekiwaliśmy.

Nie wystarczy tylko uwzględnić koszt pozyskania nowego produktu i pokrycia kosztów szkolenia. Stosowany przez nas proces zarządzania zmianami powinien być poszerzony o ocenę ryzyk dotyczących złożoności i pojawiających się w wyniku wprowadzenia nowej technologii do naszego środowiska. Nowa technologia opierająca się tylko na jednej platformie (PC, serwer lub komputer typu mainframe) powoduje dodanie dwóch punktów złożoności do zmiany. Jeśli mamy do czynienia z więcej niż jedną platformą (połączenie komputerów osobistych, serwerów lub komputerów mainframe) powoduje dodanie czterech punktów złożoności. Modyfikacja projektu polegająca na dodaniu takiego składnika wykorzystującego nową technologię, który jest już zainstalowany, stabilny i funkcjonuje w naszym środowisku powoduje dodanie jednego punktu złożoności. W tym przykładzie posłużyliśmy się przykładem dotyczącym technologii informatycznych, ale podobne zasady stosujemy w odniesieniu do innych technologii: inżynierii, budownictwa czy aeronautyki. Na koniec tego artykułu przedstawiamy przykładowy proces oceny punktów złożoności.

Zmiany etapów procesu

W projektach dochodzi często do więcej niż jednej zmiany technologicznej. Mają one zwykle również wpływ (polegający na dodaniu lub modyfikacji) na procesy i procedury działania firmy. Połączenie zmiany narzędzia lub technologii oraz zmiany procesu prowadzonej działalności wprowadzone w tym samym czasie w środowisku klienta jest samo w sobie złożone. Użytkownicy końcowi muszą stawić czoła zmianom wpływającym na sposób wykonywania zadań, za które odpowiadają, a jednocześnie zmianom narzędzi za pomocą których te zadania wykonują. Muszą w związku z tym we właściwy sposób wyobrazić sobie nowy proces oraz możliwe luki i problemy, które może on spowodować. Zespół projektu musi dołożyć odpowiednich starań, by zebrać zawczasu właściwe wymagania i sprawdzić je w trakcie trwania projektu.

Jeśli zmienia się lub dodaje nowe etapy procesu składającego się na zakres projektu, zachodzi potrzeba skorygowania głównych produktów cząstkowych projektu. Pewnym skutkom mogą również podlegać proces gromadzenia wymagań, sprawdzania oraz przystosowywania produktów cząstkowych. Rośnie prawdopodobieństwo wystąpienia błędów i przeoczeń w tych obszarach, a weryfikacja produktów cząstkowych staje się bardziej złożona. Każde dwa zmienione lub dodatkowe etapy procesu dotyczącego produktów cząstkowych projektu wymagają dodania jednego punktu złożoności. Jeden punkt złożoności trzeba również dodać na każdy dodatkowy dział lub jednostkę organizacyjną zaangażowane w przeprowadzenie procesu w rezultacie zmiany.

Nowi interesariusze

Interesariusze stanowią krwioobieg projektu. Ich sposób postrzegania istotnie wpływa na wykonanie naszego projektu. Jeśli interesariusze są przekonani, co do celu i stanu wykonania projektu i podzielają przekonania dotyczące wpływu projektu na działalność firmy, wówczas sam projekt znajduje się zapewne w dobrym stanie. Jednakże wykonanie projektu może być zagrożone, jeśli choć jeden interesariusz ma wątpliwości związane z kierunkiem, w jakim zmierza projekt, albo jeśli interesariusze różnią się w swojej ocenie priorytetów poszczególnych produktów cząstkowych projektu. Z uwagi na tak istotny wpływ percepcji interesariuszy na codzienne działania kierownika projektu, zarządzanie interesariuszami staje się krytyczne, zasadnicze i czasochłonne. Zmiany wprowadzane w projekcie, które powodują zwiększenie liczby interesariuszy przyczyniają się również do wzrostu złożoności, w tym konieczności poszerzenia procesu nadawania priorytetów poszczególnym wymaganiom, zwiększenia zakresu planowania komunikacji, zarządzania oczekiwaniami oraz niezbędnych działań weryfikacyjnych. Ponadto kierownik projektu musi zadbać o to, by nie powstawały konflikty pomiędzy nowymi interesariuszami, a interesariuszami, którzy już wcześniej byli częścią projektu. Te działania mogą okazać się czasochłonne, męczące i na wiele sposobów brzemienne w skutkach dla projektu. Dodajmy jeden punkt złożoności na jednego lub dwóch nowych interesariuszy oraz po jednym punkcie na każdą kolejną parę nowych interesariuszy. Liczba przekazań lub interfejsów

Każda sytuacja, w której dochodzi do przekazywania informacji lub zakresów obowiązków między systemami lub procesami stwarza możliwość wystąpienia błędów. Im więcej takich interakcji potrzeba do osiągnięcia celów ekonomiczno-finansowych, tym bardziej złożony staje się proces lub system. Często zmiany przedstawiane zespołowi projektu obejmują wprowadzenie danych z dodatkowych systemów oraz dołączenie materiałów wejściowych z innych działów do określonej procedury.

Dodatkowa złożoność związana z tymi interfejsami lub też punktami przekazywania informacji i procesów wynika z kilku przyczyn:

• Konieczności przeprowadzania dodatkowych testów (wstępnych)
• Testów regresji pozwalających uwzględnić zmiany w systemie lub procesie
• Dodatkowych testów integracyjnych (mających charakter ciągły, zawsze kiedy dochodzi do zmiany w systemach połączonych interfejsem)
• Dodatkowych potrzeb szkoleniowych
• Możliwej dodatkowej wiedzy fachowej dotyczącej systemów lub prowadzonej działalności potrzebnej w celu upewnienia się, że produkty cząstkowe funkcjonują zgodnie z planem

Każdy dodatkowy punkt przekazania dodany do procesu w rezultacie zmiany w projekcie wymaga dodania jednego punktu złożoności.

Punktowa skala ogólnej złożoności

Jeśli w rezultacie zmiany pojawią się nowe elementy złożoności, wymagają one dodatkowych zasobów, uważnej oceny ryzyk i ewentualnych planów działań dotyczących tych ryzyk. Poniżej przedstawiamy przykład działań podejmowanych w celu uwzględnienia punktów dodanych w wyniku pojawienia się opisywanych wcześniej elementów złożoności. W zależności od specyfiki danego środowiska można zmienić poszczególne wartości liczbowe w tym modelu.