Ulohomuno Eze Afieroho, MBA, PMP
Zarządzanie zmianami to jeden z najtrudniejszych obszarów kierowania projektem. Projekty bez żadnych zmian prawie się nie zdarzają. Sukces realizacji twojego projektu w dużym stopniu zależy od skuteczności procesu kontroli zmian obowiązującego w organizacji.
Skuteczna kontrola zmian wymaga przemyślanej procedury badania, analizowania, akceptowania i odrzucania żądań zmiany, która pozwoli ograniczyć potencjalne spustoszenia w zakresie.
Kontrola zmian wymaga oceny skutków potencjalnej zmiany, jej istotności i kosztów, a także opartej na własnej ocenie decyzji kierownictwa co do dalszych losów zmiany. Każde zatwierdzone żądanie zmiany wpływa na koszty projektu i dlatego wymaga funduszy (nie uwzględnionych w budżecie projektu).
Jak więc sfinansować taką zmianę zakresu projektu? Czy po każdej przyjętej zmianie kierownik projektu powinien udawać się do kierownictwa?
Jeśli tak, to za każdym razem, gdy w trakcie projektu dojdzie do zmiany, kierownik będzie zmuszony do obrony dodatkowego budżetu. Taka metoda z pewnością źle się odbije na wykonaniu projektu, a zwłaszcza harmonogramu, ponieważ obrona i uzyskanie akceptacji takiego mini-budżetu dla każdej zmiany jest rzeczą czasochłonną. Żadnej firmy działającej w warunkach konkurencji nie stać na taki luksus.
Zamiast tego kierownik projektu powinien przygotować budżet na zmiany, który będzie podstawowym źródłem finansowania wszelkich zatwierdzonych zmian. Oszczędzi to kierownikowi trudu sporządzania oddzielnego budżetu do akceptacji przy każdej przyjętej zmianie oraz ułatwi kierownictwu monitorowanie i kontrolowanie kosztów projektu.
Co to jest budżet na zmiany?
Budżet na zmiany to uwzględnione w planie szacunkowe koszty żądań zmiany przewidywanych w projekcie. Po zatwierdzeniu taki budżet pozostaje w gestii osoby lub organu nadzorującego zmiany – z reguły kierownika projektu bądź Komitetu Kontroli Zmian. Z tego budżetu można finansować jedynie zatwierdzone żądania zmiany.
Należy oprzeć się pokusie wykorzystywania budżetu na zmiany do pokrywania kosztów odchyleń i błędów szacunkowych. Budżet na zmiany różni się też od rezerwy projektowej, która stanowi budżet wydzielony na realizację planów awaryjnych jedynie w przypadku wystąpienia ryzyka. W projekcie zewnętrznym trzeba poinformować klienta o budżecie na zmiany i uzyskać jego akceptację, natomiast w projekcie wewnętrznym należy uzgodnić taki budżet ze wszystkimi istotnymi interesariuszami. Kierownictwo może też przydzielić każdemu interesariuszowi osobny budżet, który posłuży jako narzędzie kontroli zmian.
Jak przygotować budżet na zmiany
Jak na etapie planowania można przewidzieć zmiany w projekcie? Sprawa jest łatwiejsza, gdy planujemy projekt w znanych nam warunkach (gdy już kierowaliśmy podobnym projektem lub istnieją udokumentowane wnioski z poprzednich projektów o identycznej charakterystyce). Jednak bez pomocy w postaci wcześniejszego doświadczenia czy wniosków może być trudno.
Jedna z najprostszych metod ustalania wielkości budżetu na zmiany wygląda następująco:
1. Podziel projekt na produkty składowe. Opierając planowanie na tych produktach, ustal koszty każdego mini-produktu (czyli zsumuj koszty wszystkich pakietów roboczych składających się na dany mini-produkt).
2. Oblicz pewien procent kosztu każdego mini-produktu jako prognozowany koszt żądań zmiany dotyczących danego mini-produktu. Suma prognozowanych kosztów utworzy budżet na zmiany w projekcie.
Na procentową wielkość kosztu produktu składowego, jaka ma być wydzielona w ramach budżetu na zmiany, mają wpływ następujące czynniki:
• Charakter produktu składowego — stopień, w jakim można określić koszt produktu składowego, jest kluczowy dla ustalenia procentu stosowanego do obliczenia budżetu na zmiany w danym produkcie składowym. Produkty składowe trudne do oszacowania na etapie planowania są bardziej narażone na zmiany podczas realizacji. Na przykład koszt fundamentów jest bardziej podatny na zmiany niż koszt postawienia ściany, ze względu na możliwe zróżnicowanie podłoża.
• Charakter interesariuszy — na etapie planowania kierownik projektu powinien ustalić interesy i wpływy interesariuszy w każdym produkcie składowym, uwzględniając ich potrzeby, pragnienia i oczekiwania.
Wnioski
Pierwsza próba przygotowania budżetu na zmiany może być chaotyczna, ale korzyści są zdecydowanie większe niż nerwy. Kierownik projektu nie musi w kółko wnioskować o dodatkowy budżet i czekać na akceptację w przypadku każdej przyjętej zmiany. Projekt też na tym skorzysta, ponieważ włączanie zatwierdzonych zmian do zakresu będzie przebiegać gładko i bez niepotrzebnej szkody dla terminów. Z punktu widzenia kierownictwa budżet na zmiany to finansowe ujęcie zmian przewidywanych w projekcie, które ułatwia wyznaczenie kryteriów dla osób bądź organów odpowiedzialnych za rejestrowanie, monitorowanie i kontrolę zmian w czasie realizacji projektu. Po dodaniu do budżetu projektu, taki budżet pokazuje prawdziwy obraz planu finansowego projektu, czyli planowane i nieplanowane koszty wykonania projektu .
Ulohomuno Eze Afieroho, MBA, PMP, jest niezależnym konsultantem w dziedzinie zarządzania projektami, zamieszkałym w Lagos w Nigerii. Ma doświadczenie z projektów w bardzo różnych branżach, takich jak telekomunikacja (infrastruktura sieci cywilnych), inteligentne budynki, nieruchomości, usługi dla ludności, szkolenia i budownictwo. Obecnie pracuje dla firmy Starcomms, największego operatora CDMA w Nigerii, gdzie odpowiada za kierowanie całym programem rozbudowy sieci cywilnej. Można do niego pisać na adres ezeuloho@yahoo.com.
Źródło: ESI Horizons. All rights reserved.
