Jeżeli chcesz otrzymywać informacje na temat naszych szkoleń, podaj swoje dane.

Jakość nic nie kosztuje

Lee Lambert, PMP
Jakość nic nie kosztuje . . . Prawda cię wyzwoli . . . W życiu nie ma nic za darmo . . .Zdrowy rozsądek to rzadka przypadłość . . .Serum prawdy . . . Odpowiedzialność . . . Dostrzegliśmy wroga w nas samych.
Co łączy te pozornie niezwiązane ze sobą stwierdzenia w kontekście rzeczywistości zarządzania projektami? Odpowiedź jest prosta: system zarządzania wartością wypracowaną (EVMS).
Wartość wypracowana (EV), budząca postrach wśród wielu nawet najbardziej doświadczonych praktyków zarządzania projektami, pozwala jednocześnie uzyskać odpowiedź na takie pytania dotyczące projektu, których wszyscy boją się zadać. Jaki jest rzeczywisty stan zaawansowania przedsięwzięcia na dzień dzisiejszy? Co to oznacza na przyszłość – tę bliższą i tę bardziej odległą? Czy my i nasi przełożeni potrafimy sobie z tą prawdą poradzić?
Wartość wypracowana jest metodą skuteczną – jeśli starannie opracowaliśmy plan projektu i uważnie podzieliliśmy całość prac na niewielkie pakiety robocze o dobrze sprecyzowanych kryteriach zakończenia.
Wartość wypracowana jest metodą skuteczną – jeśli określono budżety i czasy trwania tych pakietów w sposób odpowiadający ich zakresowi prac oraz zasobom potrzebnym do wykonania pracy.
Wartość wypracowana jest metodą skuteczną – jeśli plan bazowy pomiaru wykonania podlega rygorystycznemu procesowi kontroli zmian, w ramach którego dostrzega się różnicę pomiędzy zmianami planu prac a zmianami zakresu.
Wartość wypracowana jest metodą skuteczną – jeśli sami tego chcemy. O ile jednak nie spełni się powyższych warunków, metoda wartości wypracowanej nic nam nie da. Szkoda nawet czasu na to by się nią zajmować – po co ulegać złudzeniu, że coś dzięki tej metodzie zyskujemy. Mając to na uwadze, możemy przyjrzeć się zależnościom pomiędzy stwierdzeniami, od których zaczęliśmy nasze rozważania.
Jakość nic nie kosztuje
Jeden z podstawowych elementów składających się na teorię zarządzania projektami wiąże się z jakością planowania przedsięwzięcia. Opracowanie planu projektu odzwierciedlającego faktyczne wymagania i pokazującego, jak zamierzamy wykonać przydzielone prace to konieczność, jeśli w ogóle myślimy o wykorzystaniu możliwości systemu zarządzania wartością wypracowaną. Jakość zastosowania tej metody w pełni zależy od jakości planu. Jeżeli nie jest on kompletny i realistyczny, wartość wypracowana da nam niewielkie korzyści (o ile w ogóle coś nam da). Nie traćmy czasu mniemając, że metoda ta to remedium na niechlujne podejście do tworzenia planu projektu.

Prawda cię wyzwoli
Korzystając z metody wartości wypracowanej unikamy prób oceniania stanu wykonania projektu opierających się na domysłach. Poszczególne prace mogły być wykonane lub nie. To prawda, że trzeba włożyć więcej wysiłku, a może i przyjąć pewien margines błędu w wypadku prac, które nie dają namacalnych rezultatów. Ale w takich sytuacjach problem na ogół rozwiązuje stosowanie obiektywnych wskaźników lub kamieni milowych wyznaczających postęp wykonania. Prawdziwa wartość metody EV tkwi w kompleksowej analizie odchyleń. Zamiast wycieczek w krainę fantazji, w której usprawiedliwia się wszystkie odchylenia projektu tylko po to by uniknąć czkawki wywoływanej przez odejście od planu, kierownik projektu wykorzystuje odchylenia jako podstawę określenia rzeczywistego stanu wykonania przedsięwzięcia i jednocześnie ustalenia potrzebnych działań, które pozwalają naprawić ewentualne problemy, a przynajmniej zapobiec ich pogłębieniu.

W życiu nie ma nic za darmo
Czyżby? Nic za darmo? Korzystanie z metody wartości wypracowanej istotnie wymaga zaangażowania zasobów w planowanie, ocenę stanu wykonania i prognozowanie. Może jednak należałoby zastanowić się, o ile musimy w związku z tym zwiększyć koszty ponad to, co powinniśmy wydać chcąc po prostu porządnie kierować projektem? Owszem, nie dostaniemy niczego za darmo, ale koszty te nie są nawet ułamkiem tego, o czym mówią rozmaici krytycy tej metody. Koszt wdrożenia metody wartości wypracowanej podaje się często jako argument i powód, dla którego nie daje ona żadnych korzyści. Uważajmy na tę zasłonę dymną. Często wykorzystuje się ja, by uniknąć osobistej odpowiedzialności. Wszak jedna z bardziej znanych powiedzeń w zarządzaniu projektami to: „jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie planuj tego”. W metodzie wartości wypracowanej mawiamy: „jeśli czegoś nie zaplanujesz, nie będziesz w stanie tego zmierzyć”. Być może więc metoda wartości wypracowanej jest za darmo?

Zdrowy rozsądek to rzadka przypadłość
W świecie zarządzania projektami stykamy się z bardzo ciekawym nastawieniem: nie mamy czasu, by zrobić coś dobrze! Całe szczęście, że mamy czas, by nieustannie to coś poprawiać i poprawiać. A może warto by wdrożyć nową filozofię zarządzania projektami: zrobić coś dobrze od razu. Zdaje się, że na tym polega właśnie zdrowy rozsądek – i to wystarczy na ten temat!

Serum prawdy
Kierownictwo twierdzi, że chce znać prawdę. Ale kiedy specjaliści zajmujący się kierowaniem projektami dostarczają tę prawdę korzystając z takich narzędzi jak choćby wartość wypracowana, natychmiast – w takiej, czy innej formie – dostają po głowie. Ludzie zdający sobie sprawę z potencjały tkwiącego w metodzie wartości wypracowanej nazywają ją często pentotalem sodu (czyli serum prawdy) w zarządzaniu projektami. Z chwilą, kiedy określi się stan wykonania projektu – w bieżącym okresie, dla wszystkich prac wykonanych w projekcie od jego rozpoczęcia oraz prognostycznie, na chwilę zakończenia – metoda EV zapewnia trzy, niezwykle skuteczne, statystyczne narzędzia przewidywania przyszłości:
Wskaźnik wykonania kosztów (CPI)
Wskaźnik wykonania harmonogramu (SPI)
Wskaźnik wykonania do ukończenia (TCPI)
Wartość związana z zastosowaniem tych wskaźników wykonania opiera się na następującej prawidłowości dotyczącej projektów: wszystko, co wydarzyło się w przeszłości będzie zdarzało się w przyszłości, o ile ktoś nie postanowi coś z tym zrobić. W związku z tym powinniśmy zadać sobie pytanie, czy kierownictwo jest gotowe przyjąć do wiadomości prawdę i coś z nią zrobić.

Odpowiedzialność
Jeśli metodę wartości wypracowanej stosuje się w prawidłowy sposób, zapewnia ona pełną widoczność. Korzystanie z danych uzyskanych w tej metodzie oznacza, że można próbować uciekać, ale nie sposób się ukryć na dłuższą metę. Każda z zaangażowanych osób – począwszy od tych, którzy kierują całymi obszarami prac, a skończywszy na ludziach wykonujących poszczególne pakiety robocze – jest doskonale widoczna, a przez to może być rozliczana za skuteczność w wykonywaniu planu. Odpowiedzialność to jedno z pojęć w słowniku zarządzania projektami, które budzą największy postrach. Często unika się jej obwiniając innych, czy szukając kozłów ofiarnych. Wartość wypracowana pozwala w każdym miejscu rozstrzygnąć kwestię odpowiedzialności i spełniając tym samym wymaganie, które od dawna próbowano bezskutecznie spełnić.

Dostrzegliśmy wroga w nas samych
Fakty są następujące:
Mówimy o zarządzaniu projektami
Poszukujemy najnowszych i najlepszych narzędzi i technik
Mamy nadzieję na cud, który zapewni sukces naszych przedsięwzięć
Koniec końców, jednak, wszelkie trudności, z jakimi mamy do czynienia w kontekście kierowania projektami wynikają z nieumiejętności radzenia sobie z rzeczywistością, poświęcania zbyt małej ilości czasu na przygotowania potrzebne w celu doprecyzowania projektu i sposobu jego realizacji oraz z niezrozumienia mechanizmów uzyskiwania korzyści w projektach wykorzystujących deficytowe zasoby.
Metoda wartości wypracowanej nie zmieni żadnej z tych rzeczy. Jeśli jednak w końcu ockniemy się z letargu i uświadomimy sobie, co trzeba zrobić by zmniejszyć, a może i całkiem wyeliminować większość trudności i niepowodzeń trapiących nasze projekty, metoda wartości wypracowanej okaże się pomocna na każdym kroku. Pamiętajmy, że w świecie projektów wartości się nie dostaje – wartość się wypracowuje.

Lee R. Lambert, PMP, zajmuje się praktycznymi aspektami zastosowania metody wartości wypracowanej. Działając od 39 lat jako skuteczny kierownik projektu, wykładowca i prelegent istotnie przyczynił się do rozwoju profesji zarządzania projektami. Jest autorem kilku książek i ponad 25 artykułów w pismach fachowych. Jest jednym z założycieli programu certyfikacji Project Management Professional oferowanego przez PMI i został przez PMI nagrodzony specjalnym wyróżnieniem za istotne wsparcie profesji zarządzania projektami. Prowadził zajęcia, wykłady i wystąpienia na ponad 30 tysięcy osób w 22 krajach i jest uważany za jednego z czołowych ambasadorów zarządzania projektami. Można się z nim skontaktować pisząc na jego adres poczty elektronicznej: Lee@LambertConsultingGroup.com.

Źródło: ESI Horizons, All Rights Reserved.

w górę