Planowanie informacji zwrotnych w modelu SMART

Sean Lowe, PMP

Wyobraź sobie: Twój projekt idzie pełną parą i wszystko układa się znakomicie. Większość członków zespołu jest szczęśliwa, a sponsor zadowolony z ostatniego raportu o stanie zaawansowania projektu, szacunkowych kosztów pozostałych i dotychczasowych postępów zespołu. Realizacja dobiega końca, a wy według planu zamykacie projekt.

Zanim zdążysz powiedzieć Rumpelstiltskin, zespół się rozwiązuje. I tu pojawia się aż za dobrze znane uczucie niepokoju, po części dlatego, że inne prowadzone przez ciebie projekty nie wyglądają aż tak różowo, ale główną przyczyną jest poczucie, że czegoś brakuje. Przecież projekt był sukcesem, a zespół nawet parę razy usłyszał „zuch chłopaki” od sponsora… a jednak czegoś brakuje.

Czego nauczyłeś się w tym projekcie poza kilkoma fachowymi skrótowcami i nazwiskiem tego nowego kierownika ds. sieci? Dowiedziałeś się czegoś o sobie? O własnym stylu kierowniczym? Co zdaniem zespołu zawaliłeś na całego? Co zrobiłeś lepiej niż ktokolwiek w historii firmy? Czasami wystarczy po prostu zapytać.

Uzyskanie informacji zwrotnych na temat własnych dokonań jest być może najważniejszą czynnością wykonywaną przez kierownika projektu na etapie zamykania. Na twoje nieszczęście, sponsor i zespół projektu są już zajęci i szybko mobilizują się do nowych zadań.

Informacje zwrotne na temat własnej pracy, zbierane w ramach zamykania projektu, są zgodne z modelem S-M-A-R-T: konkretne (Specific), nastawione na rozwój (Maturity-focused), stosowalne (Applicable), podręczne (Reference-able) i terminowe (Timely).

Konkretne

Informacje zwrotne mają dotyczyć konkretnie ciebie jako kierownika projektu i twojej pracy w projekcie. Są ważne, ponieważ dzięki nim możesz się dowiedzieć, jak inni widzą twoje słabe i mocne strony. Zaletą jest to, że stopień konkretyzacji tych komentarzy jest elastyczny i zależy wyłącznie od Ciebie.

Pamiętaj o odpowiedniej konstrukcji formularza informacji zwrotnych, umożliwiającej komentującemu swobodne i otwarte wyrażanie opinii. Jednocześnie struktura formularza powinna maksymalizować jakość informacji zwrotnych, koncentrując się na konkretnych obszarach, o których chcesz uzyskać informacje. Jedną z możliwości jest dołączenie skali, na której osoby wypełniające formularz mogą zakreślać liczby lub zaznaczać pola, wyrażając w ten sposób swoje zdanie. Oto przykłady konkretnych pytań:

• Czy zarządzanie komunikacją było skuteczne?
• Czy kierownik projektu był do dyspozycji zespołu i otwarty na zespół?
• Czy zakres został dobrze zaplanowany?
• Czy kierownik projektu dotrzymywał terminów?
• Czy kierownik projektu dopilnował istnienia odpowiednich mechanizmów kontroli zakresu, kosztów i czasu?
• Czy kierownik projektu wystarczająco zaangażował zespół do układania harmonogramu?
• Czy kierownik projektu odpowiednio ustawił oczekiwania?
• Czy kierownik projektu otwarcie i skutecznie rozwiązywał problemy?
• Gdybyś miał wybór, czy chciałbyś, żeby ten sam kierownik poprowadził Twój kolejny projekt?

Pamiętaj, że w formularzu musi być dużo wolnego miejsca na dodatkowe uwagi, spostrzeżenia i komentarze oceniającego.

Nastawione na rozwój

Sam fakt zbierania informacji zwrotnych na własny temat świadczy o tym, że zależy ci na dojrzałości i rozwoju w dziedzinie zarządzania projektami. Zespół musi wiedzieć zawczasu, że pod koniec projektu zamierzasz rozdać kwestionariusz oceny twojej pracy. W ten sposób z góry kształtujesz oczekiwania i pokazujesz, że zależy ci na projekcie, własnym rozwoju oraz informacjach zwrotnych od zespołu. Reakcja zespołu może cię zaskoczyć. Spójrzmy prawdzie w oczy: w dzisiejszych realiach członkowie zespołu nie mogą traktować każdego projektu priorytetowo. Zdobycie zaufania i szacunku swojego zespołu da ci przewagę konkurencyjną i pozytywnie wpłynie na stopień akceptacji, ufności i ogólnego zaangażowania zespołu.

Stosowalne

Otwarta i szczera opinia o twojej pracy może ujawnić pewne subtelności stylu kierowania, które wymagają poprawy. Takie korekty mogą prowadzić do wniosków stosowalnych również w innych projektach. Wiele osób zajmujących się projektami mówiło mi, że informacje zwrotne od zespołu dają lepszy obraz ich pracy i potwierdzają się w większym stopniu niż informacje zwrotne od przełożonych funkcyjnych. To sprawia, że te informacje są cenniejsze z punktu widzenia rozwoju zawodowego i osobistego.

Podręczne

Z każdym kolejnym projektem rośnie twój bank informacji zwrotnych. Okresowe powracanie do tych informacji może służyć wielu różnym celom. Może utwierdzać nas w tym, co robimy i mobilizować albo przypominać o konieczności doskonalenia w postaci szkoleń lub autorefleksji.

Udokumentowane informacje zwrotne odrywają również istotną rolę w wielu decyzjach związanych z wytyczaniem ścieżki kariery.

Terminowe

Jak najwcześniej powiadom o swoich planach i rozdaj formularze w zapowiedzianym terminie. Szanse na otrzymanie wypełnionych formularzy będą znacznie większe, jeśli rozdasz je w terminie, kiedy twoje wzloty i upadki jako kierownika są jeszcze świeże w pamięci członków zespołu. Zaplanowany termin rozdawania będzie także służył jako przypomnienie o konieczności udzielenia informacji zwrotnych w pionie i w poziomie struktury organizacyjnej.

Kiedy już przekonasz się, jak mądrym posunięciem jest uwzględnienie zbierania opinii o własnych wynikach w projekcie, twój arsenał kierownika projektu powiększy się o kolejne cenne narzędzie.

Sean Lowe, PMP, jest kierownikiem projektów i niezależnym autorem z przeszło dziewięcioletnim doświadczeniem w zarządzaniu projektami w dziedzinie integracji systemów, zabezpieczania danych i informatyki.

Źródło: ESI Horizons. All rights reserved.