Zarządzanie zwierzchnikami: podpowiedzi i wskazówki dla borykających się z projektami

Dr Gail Levitt

„Zarządzanie zwierzchnikami” jest nieodzowne!

Jeśli jesteś zapracowanym analitykiem biznesowym czy kierownikiem projektu, bądź też z konieczności łączysz te dwie role, wiesz już z doświadczenia, że „zarządzanie zwierzchnikami” to ważna rzecz. Niemożność skłonienia szefa twojego szefa, sponsorów i innych przewyższających cię rangą osób do zwrócenia uwagi na ważne szczegóły projektu oraz okazania poparcia i zaangażowania może mieć bardzo poważne konsekwencje. Kiepskie zarządzanie zwierzchnikami oznacza, że tobie, twojemu zespołowi, organizacji i klientowi grozi strata czasu i pieniędzy, rozrost zakresu, obniżona jakość, mniejsza innowacyjność, niższa wydajność, jak również większy stres i wypalenie powodujące opóźnienia i błędy wynikające z dużej rotacji oraz nieobecności. Poniżej znajduje się sześć podpowiedzi i wskazówek, które mają pomóc osobom zdającym sobie sprawę z wagi zarządzania zwierzchnikami i pragnącym dowiedzieć się, jak można stosować je zapobiegawczo.

1) „Zarządzanie zwierzchnikami” to kwestia nastawienia: jesteś jak pilot

Wyobraź sobie, że siedzisz w fotelu pilota samolotu i patrzysz na projekt z wysokości około 3000 metrów. Miej ten obraz w pamięci, kiedy spróbujesz wpłynąć na przełożonych.

2) Masz jakieś 20 sekund

Masz zaledwie 20 sekund, by w rozmowie z szefem, sponsorem czy inną osobą przykuć albo utracić ich uwagę i zainteresowanie. Wykorzystaj ten czas mądrze i skup się najpierw na rzeczach najważniejszych, takich jak wynik, ryzyko, korzyść czy problem. Szczegóły zachowaj na później.

3) Naucz ich mówić „tak”

Zadawaj pytania, na które bez problemu mogą odpowiedzieć „tak”, na przykład: „Czy zgadza się pan/pani, że musimy osiągać postawione cele?” albo „Spełnienie wymagań naszych odbiorców wewnętrznych jest ważne, prawda?”. Gdy odpowiadają „tak” na pytania o charakterze ogólnym, przyzwyczajasz ich do wyrażania zgody później, gdy poprosisz o bardziej konkretne deklaracje. Jeśli zależy ci na ich późniejszym zaangażowaniu i działaniu, musisz najpierw przykuć ich uwagę i wzbudzić zainteresowanie.

4) Zaplanuj wypowiedź od końca

Zacznij wypowiedź od końca. Najpierw przekaż swoje rekomendacje czy spodziewane rezultaty, a potem wymień powiązane ryzyka, opcje bądź zmiany. Pamiętaj, że twój rozmówca też jest pilotem patrzącym na projekt z daleka. To ty musisz skupić jego uwagę na tym, czego konkretnie potrzebujesz lub chcesz. Kiedy porozumiecie się w tej kwestii, grunt będzie przygotowany do rozmowy o konkretach.

5) Trenuj do maratonu

Gdybyś przygotowywał się do biegu maratońskiego, nie liczyłbyś raczej na osiągnięcie linii mety bez wcześniejszych startów w krótszych biegach i należytego treningu. To samo dotyczy zarządzania zwierzchnikami – też musisz zacząć trenować odpowiednio wcześnie, żeby zyskać wytrzymałość i doświadczenie. Przygotuj się do maratonu zarządzania zwierzchnikami, opracowując plan treningu przewidujący krótkie rozmowy z przełożonymi, które będą źródłem doświadczenia i przydadzą ci pewności siebie. Wybieraj niezbyt ryzykowne tematy, takie jak prośba o zgodę na zmianę w drobnej części projektu czy zalecenie zmiany, która korzystnie wpłynie na produktywność albo wynik finansowy projektu. Twoim celem jest przygotowanie do ważniejszych, bardziej złożonych rozmów wymagających większej wytrzymałości i pewności.

6) Ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć!

Nie ograniczaj treningu do projektów. Okazji do zarządzania zwierzchnikami szukaj też w życiu osobistym. Zrób listę osób, na których możesz się wprawiać – kolegów po fachu, przyjaciół i specjalistów spoza twojej pracy – i spróbuj ich o coś poprosić zakładając, że są wyżej w hierarchii. Jeśli należysz do jakiegoś stowarzyszenia zawodowego, klubu czy koła, szukaj sposobności wywarcia wpływu na osoby o większej władzy lub wyżej postawione, a potem poproś o ocenę twoich metod.

Podsumowanie

Zarządzanie zwierzchnikami to kwestia umiejętności i nastawienia. Kluczem do dobrego zarządzania zwierzchnikami jest m.in. przyjęcie perspektywy pilota, planowanie i sprawne przekazywanie najważniejszych komunikatów, trenowanie i przyuczanie innych oraz praktyka umożliwiająca długofalowy sukces. Jak zawsze, gdy coś jest warte zachodu, dobrze spożytkowany czas i energia włożona w odpowiednie przygotowanie sprawią, że nasze szanse na lepsze rezultaty wzrosną.

Dr Gail Levitt jest wykładowcą ESI oraz dyrektorem generalnym Levitt Communications Inc. Jej firma specjalizuje się z moderowaniu, coachingu i opracowywaniu materiałów szkoleniowych w dziedzinie przywództwa, wywierania wpływu oraz zarządzania produktywnością, przeznaczonych dla takich odbiorców jak kierownicy projektów czy analitycy biznesowi. Obecnie Gail pisze książkę na temat władzy i wywierania wpływu w zespołach.

Źródło: ESI Horizons. All rights reserved